できる人の議事録の書き方

会議、打ち合わせ後に作成して、関係者に配布する「議事録」。

会社に入ってから山のように作成してきましたが、初めは会議中に「おまえ会議録つくれよ」と突然言われたもんだから、めちゃくちゃ慌てた記憶があります。「話聞いてねーよ!」と。。。それは私が悪いんですが。。。

議事録を書く際の私なりのやり方があります。

というか誰かのやり方をまねたんですが、誰から聞いたかわすれた。。。

なので備忘録的に書いておきます。

やり方はずばり「会議の前に書く!」です。

「会議の結果を書くんだから、会議後にしか書けねーだろ!」と怒られそうですが、

正確にいうと、「会議の前に、会議の目的と、予想される結果を書いておく」ということです。

 

そもそもその会議は何の目的なのか?を書き出しておくと、議事録に書くべきことが明確になります。

会議の目的は、ザックリ下記の2つしかないと思います。

  • 問題・課題などをどう解決していくか決める。
  • 問題・課題などを関係者に周知させる(情報共有)

なので、この目的をまず書き出します。

 

そして、会議の結果、その目的が達成できたかどうか、できなかったのなら次どうするのかを書く欄をあけておきます。それだけです。

 

こうやって、「会議の前に、会議の目的と、予想される結果を書いておく」ことで、会議の中で目的からズレた話に時間を費やしたり、目的を達成せずに会議を終了させてしまうことも防げます。自分が司会でなくとも「ちょっと、まだこれ決めてませんよ!」と言えるはずです。

そして、会議をしてる最中に、議事録を完成させる!これにつきます。終わってから作ろうとするとまあ時間がありません。後回しになって、結局つくらずじまいになるのがオチです。

短時間で終わらせるためにも、私は会議で議事録をプロジェクターでスクリーンに映しながらやっています。事前にある程度つくった議事録を映し出すので、関係者が目的を認識してくれて、ムダな議論をしないで済んでいる気がします。

新人時代からこれをやれば「できるやつ」と評価上がること請け合いです。

是非試してみてください。

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