会議、打ち合わせ後に作成して、関係者に配布する「議事録」。
会社に入ってから山のように作成してきましたが、初めは会議中に「おまえ会議録つくれよ」と突然言われたもんだから、めちゃくちゃ慌てた記憶があります。「話聞いてねーよ！」と。。。それは私が悪いんですが。。。
議事録を書く際の私なりのやり方があります。
というか誰かのやり方をまねたんですが、誰から聞いたかわすれた。。。
なので備忘録的に書いておきます。
やり方はずばり「会議の前に書く！」です。
「会議の結果を書くんだから、会議後にしか書けねーだろ！」と怒られそうですが、
正確にいうと、「会議の前に、会議の目的と、予想される結果を書いておく」ということです。
そもそもその会議は何の目的なのか？を書き出しておくと、議事録に書くべきことが明確になります。
会議の目的は、ザックリ下記の2つしかないと思います。
- 問題・課題などをどう解決していくか決める。
- 問題・課題などを関係者に周知させる（情報共有）
なので、この目的をまず書き出します。
そして、会議の結果、その目的が達成できたかどうか、できなかったのなら次どうするのかを書く欄をあけておきます。それだけです。
こうやって、「会議の前に、会議の目的と、予想される結果を書いておく」ことで、会議の中で目的からズレた話に時間を費やしたり、目的を達成せずに会議を終了させてしまうことも防げます。自分が司会でなくとも「ちょっと、まだこれ決めてませんよ！」と言えるはずです。
そして、会議をしてる最中に、議事録を完成させる！これにつきます。終わってから作ろうとするとまあ時間がありません。後回しになって、結局つくらずじまいになるのがオチです。
短時間で終わらせるためにも、私は会議で議事録をプロジェクターでスクリーンに映しながらやっています。事前にある程度つくった議事録を映し出すので、関係者が目的を認識してくれて、ムダな議論をしないで済んでいる気がします。
新人時代からこれをやれば「できるやつ」と評価上がること請け合いです。
是非試してみてください。
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